- Pilot
- Gestion administrative
Gestion administrative des formations, de la session à la preuve
Vous créez la session. Pilot enchaîne les étapes, prépare les documents, les envoie depuis votre messagerie et range les réponses. Moins de clics, moins de ressaisies, et vous gardez la main.
PilotTableau de bordBonjour. 3 actions nécessitent votre validation.
Exemple d'affichage. L'écran montre d'abord ce qu'il reste à faire.
Des programmes à jour, des sessions créées en une phrase
Chaque session part d'un programme. Elle garde la version du programme en vigueur le jour de sa création, même si le programme évolue ensuite.
- Programme : public, prérequis, objectifs, compétences, durée, modalités, contenu, méthodes et évaluations.
- Référentiel éventuel (RNCP, Répertoire spécifique), formateurs habilités, documents et règles à respecter.
- Session : apprenants, formateurs, entreprise, dates, lieu, présentiel ou distanciel.
« Crée une session du 12 au 16 janvier pour 12 personnes, avec les paramètres de la précédente. »
Les étapes avant, pendant et après chaque session
Chaque session enchaîne ses étapes, sans lever le stylo. Chaque tâche a une échéance, un responsable, un niveau de validation et la preuve attendue.
Avant
- Vérifier l'entreprise ou le financeur
- Collecter le besoin
- Vérifier les prérequis
- Collecter les informations des apprenants
- Traiter les besoins spécifiques et l'accessibilité
- Préparer la convention ou le contrat
- Préparer le programme et les convocations
- Préparer le suivi de présence et les évaluations
Pendant
- Suivre la présence
- Réaliser les évaluations formatives
- Tracer les adaptations
- Tracer les incidents
- Assurer le suivi pédagogique
Après
- Évaluer les acquis
- Collecter la satisfaction
- Préparer le certificat de réalisation et les attestations
- Déclencher la facturation si elle est connectée
- Tracer les réclamations éventuelles
- Alimenter l'amélioration continue
- Archiver les preuves
Des documents rédigés une fois, remplis à chaque session
Vos documents habituels deviennent des modèles. Les informations de la session les remplissent, vous validez, Pilot envoie et archive. Chaque document garde sa version, sa date, son valideur et sa date d'envoi.
- Formats Word, PDF ou Google Docs.
- Chaque version du modèle est gardée.
- Préparé le, validé par, envoyé le : tout est conservé.
Madame, Monsieur,
{{customer.name}} a inscrit {{participant.name}} à la formation {{training.title}}, du {{session.start_date}} au {{session.end_date}}, animée par {{trainer.name}}.
Les variables se remplissent à partir de la fiche de session. Rien n'est ressaisi.
Les envois partent de votre messagerie, les réponses se rangent seules
Pilot prépare l'e-mail et ses pièces jointes. Selon le niveau de validation, l'envoi part seul ou attend votre accord. Quand une pièce revient, Pilot retrouve la session et l'apprenant, puis propose de la ranger comme preuve.
- Envoi depuis votre Gmail, gardé comme preuve d'envoi.
- Pièce reçue : session et apprenant retrouvés.
- Rangement proposé, validé par vous si la règle l'exige.
Exemple d'affichage du tableau de bord après réception des réponses.
Demandez-le en une phrase
Écrivez ce que vous voulez faire, Pilot s'en charge. Chaque demande respecte vos règles et vos droits d'accès, vous montre un aperçu si besoin, puis reste inscrite dans le journal.
Crée une session SST du 4 au 8 janvier avec les mêmes paramètres que la session précédente.
Est-ce que le dossier de cette session est complet ?
Prépare les convocations mais ne les envoie pas.
Envoie uniquement celles pour lesquelles nous avons une adresse e-mail.
Trois niveaux de validation, réglables par votre organisme
L'IA propose, vous validez. Les tâches simples se font seules, les décisions importantes restent les vôtres.
Vert, automatique
- Créer un dossier
- Renommer un fichier
- Calculer une échéance
- Classer un document sûr
Orange, proposé puis validé
- Associer une preuve à une exigence
- Modifier un programme
- Interpréter un référentiel
- Classement incertain
Rouge, validation obligatoire
- Envoyer un contrat ou une facture
- Supprimer une donnée
- Envoyer une communication importante
- Valider un résultat d'évaluation
Construisez Pilot avec nous.
Les premiers organismes et formateurs inscrits façonnent Pilot et y accèdent en premier.
- Accès prioritaire à Pilot dès son ouverture.
- Tarif fondateur préférentiel.
- Échange direct sur les priorités de développement.
- Gratuit et sans engagement pour s'inscrire.
Écrivez-nous en deux lignes : votre activité et votre nombre de sessions par an. Nous vous répondons personnellement.
Rejoindre les fondateurscontact@cursiv.fr